Es más que evidente que en el entorno productivo actual, caracterizado por la digitalización de procesos, las empresas dependen cada vez más de una gestión eficaz de los datos para impulsar el éxito de sus negocios. 

En consecuencia, una Plataforma de Gestión Documental sólida es esencial para que las organizaciones almacenen, analicen y utilicen sus datos de manera eficiente.

¿Qué es una Plataforma de Gestión Documental y para qué se utiliza?

En esencia, una Plataforma de Gestión Documental es una solución informática que recopila, almacena y organiza datos obtenidos de diversas fuentes: sitios web, aplicaciones móviles, bases de datos, documentos en papel, campañas de marketing, etc.

Una cantidad creciente de empresas emplean este tipo de plataformas para:

 Crear perfiles detallados de cada cliente, incluyendo sus intereses, necesidades y comportamientos. Esto permite mejorar la segmentación, porque, la herramienta permite crear grupos más específicos y relevantes para campañas internas.

• Realizar análisis avanzados, ya que mediante el referido recurso pueden obtener información valiosa sobre el comportamiento del cliente y las tendencias del mercado.
• Modelado de similitudes. En efecto, la plataforma facilita la identificación de nuevos clientes potenciales con características similares a los clientes existentes.
• Extensión de audiencia: Llegar a una audiencia más amplia más allá de la base de datos existente de la empresa.
• Medir el rendimiento: Realizar un seguimiento del rendimiento de las campañas publicitarias y optimizarlas en tiempo real.

Generalmente, los tipos de datos captados por las Plataformas de Gestión Documental son:

• Datos propios: Información recopilada directamente de la interacción del cliente con la empresa. Es decir, a través de visitas presenciales, visitas a la página web, comentarios en redes sociales, compras y datos de CRM, entre otros.
• Datos de terceros: Datos agregados de proveedores externos, como empresas de investigación de mercado o plataformas de redes sociales.

¿Cómo funciona una Plataforma de Gestión Documental? Un ejemplo práctico

Supongamos que tu empresa vende herramientas online y deseas llegar a clientes potenciales interesados en la carpintería. Una Plataforma de Gestión Documental clasifica a los visitantes del sitio web que muestran interés en páginas relacionadas con la carpintería como «amantes de la carpintería».

Al vincular la actividad del usuario en diferentes dispositivos, la Plataforma de Gestión Documental puede crear una imagen aún más completa del comportamiento del cliente. Entonces, tu empresa puede utilizar estos datos para mostrar anuncios relevantes de herramientas, materiales y proyectos de carpintería a estos «entusiastas» en diferentes canales digitales, como sitios web, redes sociales y aplicaciones móviles.

Esto es posible porque la mayoría de páginas web cuentan con un código de seguimiento que permite monitorizar a los visitantes mientras navegan por Internet. En concreto, una Plataforma de Gestión Documental puede vincular la actividad del ordenador de un consumidor con sus hábitos de navegación móvil. De este modo, obtiene una vista aún mejor de las actividades en línea de este. 

Cabe destacar que las Plataformas de Gestión Documental no comparten datos personales con los especialistas en marketing. Los datos se agregan para proteger la privacidad del cliente.

Pasos y aspectos a considerar antes de seleccionar una Plataforma de Gestión Documental

Identifica los requerimientos precisos de datos de tu empresa

Antes de iniciar la búsqueda de una Plataforma de Gestión Documental, es fundamental realizar una evaluación consciente de las necesidades reales de datos de tu empresa. De esta manera, podrás seleccionar la plataforma adecuada para alcanzar tus objetivos específicos de gestión de datos. 

En función de esto, debes:

1. Evaluar tu sistema de gestión de datos actual, empezando con la identificación de las brechas y limitaciones que presenta. Analiza si su sistema actual puede gestionar la cantidad y la complejidad de tus datos en la actualidad y a futuro. Examina si el sistema es eficiente y escalable, buscando áreas de mejora que puedan optimizarse con una nueva solución.
2. Definir tus objetivos de datos. Ciertamente, cada negocio tiene objetivos de datos únicos que le interesa alcanzar. 
   Estos objetivos pueden incluir:
3. Mejorar la calidad de los datos: Implementar procesos para garantizar la precisión, integridad y consistencia de los datos.
4. Mejorar la accesibilidad de los datos: Facilitar el acceso y la utilización de los datos por parte de los usuarios que los necesitan.
5. Optimizar la toma de decisiones basada en datos: Aprovechar los datos para impulsar decisiones estratégicas y mejorar los resultados comerciales.

Desde luego, al definir con precisión tus objetivos de datos, será más sencillo enfocarte en soluciones de Plataforma de Gestión Documental alineadas con estas metas específicas.

Características clave de una Plataforma de Gestión Documental

Al momento de evaluar las Plataformas de Gestión Documental, es indispensable tener en cuenta las características clave que apoyarán las necesidades de gestión de datos de tu negocio. A continuación, te explico algunas de las funcionalidades críticas que debes comprobar:

• Capacidades de integración de datos. De hecho, una Plataforma de Gestión Documental robusta debe permitir una integración fluida con diversas fuentes y formatos de datos. Esto incluye la capacidad de manejar datos estructurados y no estructurados, así como proporcionar herramientas para la limpieza, transformación y enriquecimiento de datos. Asegúrate de que la plataforma admita la integración de datos en tiempo real para garantizar información actualizada y precisa.
• Características de cumplimiento y seguridad de datos. Sin duda, la seguridad de los datos es primordial en el entorno actual impulsado por los datos. En consecuencia, debes elegir una Plataforma de Gestión Documental que ofrezca sólidas medidas de seguridad, que incluyan cifrado de datos, controles de acceso modulares y políticas de seguridad de datos estrictas para garantizar la protección de la información confidencial.

Escalabilidad y flexibilidad de la plataforma 

Una Plataforma de Gestión Documental ideal debe ser escalable y lo suficientemente flexible para adaptarse a la evolución de las necesidades de datos de tu empresa.

Implementación de una Plataforma de Gestión Documental

Una vez analizada y verificada, es imprescindible incorporarla de manera efectiva para maximizar su valor. Aquí, te indico algunos pasos clave para que el proceso de implementación sea exitoso:

• Define una estrategia de datos. En primer lugar, establece una estrategia clara que defina cómo se utilizará la aplicación para lograr tus objetivos de negocio. Esto incluye determinar los tipos de datos que se recopilarán, cómo se almacenarán y gestionarán, y cómo se utilizarán para impulsar iniciativas de marketing, análisis y toma de decisiones.
• Planificación e integración de datos. En paralelo, desarrolla un plan integral para captar datos de diversas fuentes, incluidas tus sistemas internos, sitios web, aplicaciones móviles y canales de marketing digital. Asegúrate de que los datos estén limpios, sean consistentes y que estén formateados correctamente para su utilización precisa.
• Capacitación y adopción de usuarios. Por otro lado, es imprescindible brindar capacitación adecuada a tus colaboradores sobre cómo usar la aplicación de manera efectiva. Esto incluye familiarizarlos con las funcionalidades de la plataforma, los procesos de creación de segmentos y las mejores prácticas para la gestión de datos.
• Aplica la monitorización y optimización continuas. Finalmente, es indispensable monitorizar el rendimiento de tu Plataforma de Gestión de Datos de manera regular y realizar ajustes según sea necesario. Evalúa el impacto de la aplicación en tus campañas de marketing, iniciativas de análisis y procesos de toma de decisiones. Más aún, no olvides realizar optimizaciones continuas para mejorar el valor y la eficiencia de la Plataforma de Gestión Documental.

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