GESTIÓN DE PROYECTOS DOCUMENTALES

Gestión de proyectos documentales

Proyectos documentales

GESTIÓN DOCUMENTAL EFICAZ

Definiendo un plan de ejecución

Lo habitual que cuando la empresa está dando los primeros pasos para abordar este tipo de proyectos, se plantee redactar un informe de situación previo en el que se aúnen todos los escenarios en un mismo documento.

Responsabilidades y oportunidades

Se marcan las responsabilidades y oportunidades por las partes que participan en el proyecto.

Objetivos

Ayuda a entender los objetivos para lograr la implementación.

Recursos y formación

Poner de manifiesto los recursos y formación necesaria para implantar correctamente el proyecto.

Describir el proceso

Proporciona un punto de referencia para describir el proceso para futuros proyectos.

Monitorizar dicho proceso

Provee de un objetivo para monitorizar el progreso del proyecto.

Mejora en la Planificación

Aumenta el nivel de conocimiento del equipo a través de una mejora en la planificación.

Hoy día lo ideal es optar por soluciones que faciliten la integración de los distintos sistemas, ya que la digitalización no consiste simplemente en escanear los documentos

EFICIENCIA EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La importancia de tener un gestor documental

La gestión documental en las empresas a través de un gestor documental es determinante para conservar un registro de los datos y llevar el control de la trazabilidad documental en las organizaciones. Además, es determinante facilitar la automatización en la gestión de documentos para potenciar la eficiencia e impedir que la empresa pueda verse perjudicada por una gestión de documentos ineficaz.

Qué nos permite un programa de Gestión Documental

Almacenar documentos

Establecer permisos y niveles de acceso para usuarios

Buscar y recuperar cualquier documento de manera sencilla

Gestionar los flujos de trabajo relacionados con la gestión de documentos

Asegurar la firma electrónica para cumplir los estándares legales y optimizar los procesos

Es importante contar con una estrategia de gestión documental

La transformación digital para las empresas es el camino que todas deben seguir si se quieren mantener en unos niveles de competitividad altos. Hoy en día, los cambios tecnológicos se producen a una velocidad vertiginosa y saber adaptarse con rapidez marca la diferencia.

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