Ya hace tiempo que la única alternativa que había era ir al trabajo con un horario fijo y nada flexible.

Ahora, los modelos de trabajo remoto e híbrido se están convirtiendo en la norma para muchas empresas. Esto trae grandes oportunidades, pero no está exento de desafíos.

La pregunta es, ¿cómo puede prosperar tu empresa en este nuevo modelo?

Vamos a explorar las herramientas y estrategias que pueden prepararte para el éxito en el mundo del trabajo remoto e híbrido.  

Herramientas esenciales para el éxito remoto

La combinación correcta de herramientas digitales puede transformar una oficina en casa en una potencia de eficiencia, sin importar dónde te encuentres.

Aquí hay algunos consejos a considerar:

1. Plataformas de comunicación: Slack, Microsoft Teams o Discord para mensajería instantánea y uso compartido de archivos.
2. Software de videoconferencia: Zoom, Google Meet o Webex para interacciones cara a cara.
3. Herramientas de gestión de proyectos: Trello, Asana o Monday.com para mantener a los equipos organizados y alineados.
4. Almacenamiento en la nube y uso compartido de archivos: Google Drive, Dropbox o OneDrive para un acceso sin problemas a los documentos.
5. Aplicaciones de gestión del tiempo: RescueTime o Toggl para realizar un seguimiento del tiempo y aumentar la productividad.
6. Herramientas de ciberseguridad: VPN, software antivirus y administradores de contraseñas para mantener la seguridad de los datos.

Desviando los desafíos del trabajo remoto

Si bien el trabajo a distancia ofrece numerosos beneficios, no está exento de obstáculos. De hecho, un gran porcentaje de trabajadores remotos sufren de agotamiento, y algunos se encuentran cada vez más solitarios y desconectados del trabajo.

Estos son algunos de los problemas más comunes a los que se enfrentan los equipos remotos y las estrategias para superarlos.

Combatiendo el aislamiento

Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto es el potencial de sentimientos de aislamiento.

Las interacciones casuales que ocurren habitualmente en un entorno de oficina ya no son parte de la rutina diaria.

Así que esto puede conducir a sentimientos de soledad y desconexión del equipo.

Para combatir esto, algunas empresas, se están volviendo creativas organizando actividades que ayuden a mantener un sentido de camaradería entre los miembros del equipo.

Gestión del equilibrio entre el trabajo y la vida

Cuando tu casa se convierte en tu oficina, la línea entre el trabajo y la vida personal puede difuminarse rápidamente.

Es demasiado fácil encontrarse revisando los correos electrónicos a todas horas o luchando por «apagarse» al final del día. Esta conexión constante con el trabajo puede provocar agotamiento y disminución de la productividad a largo plazo.

Fomentar límites claros entre el trabajo y el tiempo personal es vital. Esto podría implicar establecer horarios de trabajo estrictos, crear un espacio de trabajo dedicado que se pueda «dejar» al final del día, o incluso usar dispositivos separados para el trabajo y el uso personal.

Los gerentes deben establecer una línea diferenciadora, predicando con el ejemplo y respetando estos límites.

Garantizar una comunicación efectiva

En un entorno remoto, perdemos muchas de las señales no verbales que facilitan la comunicación en las interacciones cara a cara.

Si no se aborda adecuadamente, esto puede conducir a malentendidos e ineficiencias. La clave aquí es promover la comunicación y la claridad en todas las interacciones.

Esto no significa bombardear a los compañeros con mensajes, sino ser consciente de cómo se transmite la información.

Usar videollamadas cuando sea posible, ser explícito sobre las expectativas y los plazos, y confirmar el entendimiento puede ayudar a garantizar que todos estén en la misma línea.

Abordar problemas tecnológicos

El trabajo remoto depende en gran medida de la tecnología; cuando esa tecnología falla, puede paralizar el trabajo. Desde conexiones a Internet poco confiables hasta fallos de software, los problemas técnicos pueden ser una fuente importante de frustración para los trabajadores remotos.

Proporcionar un soporte de TI sólido es fundamental para mantener a los equipos remotos funcionando sin problemas. Esto puede implicar la creación de una línea de ayuda de TI dedicada o proporcionar guías de solución de problemas comunes.

Muchas empresas ofrecen retribuciones para configuraciones de oficina en casa, asegurando que los empleados tengan el equipo necesario y conexiones a Internet seguras para trabajar de manera efectiva desde casa.

Seguridad: el componente crítico del éxito del trabajo remoto

En la era del trabajo remoto, la ciberseguridad ha cambiado, ya que introduce nuevas amenazas y dinámicas de seguridad en primer mente.

Con el 63 % de las empresas experimentando una violación de datos debido al trabajo remoto, está claro que la seguridad no puede ser una ocurrencia tardía, sino que debe estar a la vanguardia de su estrategia de trabajo remoto.

Estas son algunas medidas clave que puede implementar para fortalecer sus defensas digitales:

Implementar Protocolos VPN Sólidos

Una Red Privada Virtual (VPN) es su primera línea de defensa contra las amenazas cibernéticas. Crea un túnel seguro y encriptado para que los datos viajen, lo que hace que sea mucho más difícil para los ciberdelincuentes interceptar información confidencial.

Asegúrate de que todos los trabajadores remotos utilicen una VPN aprobada por la empresa al acceder a sistemas y datos relacionados con el trabajo. Esto es particularmente importante cuando los empleados utilizan redes Wi-Fi públicas, que son notoriamente vulnerables a los ataques.

Elije un proveedor de VPN de buena reputación y haga que su uso sea obligatorio para todas las actividades de trabajo remoto.

Aplicar la autenticación multifactor (MFA)

Las contraseñas por sí solas ya no son suficientes para mantener tus cuentas seguras. La autenticación multifactor agrega una capa adicional de seguridad al requerir dos o más pruebas para verificar la identidad de un usuario.

Por lo general, la MFA implica algo que el usuario sabe, como una contraseña o una huella digital.

La implementación de MFA en todos tus sistemas reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado, incluso si una contraseña está comprometida.

Entrenamiento regular de seguridad

La ciberseguridad es responsabilidad de todos, no solo del departamento de TI. La capacitación regular en seguridad mantiene a tu equipo actualizado sobre las últimas amenazas y las mejores prácticas para mantenerse seguro.

Las sesiones de capacitación deben cubrir temas como la identificación de correos electrónicos (phishing), la creación de contraseñas seguras, los hábitos de navegación seguros y la importancia de las actualizaciones periódicas de software.

Utiliza canales de comunicación cifrados

En un entorno de trabajo remoto, la información confidencial se comparte constantemente a través de canales digitales. El cifrado de extremo a extremo garantiza que esta información permanezca protegida de miradas indiscretas.

Implementa herramientas de comunicación encriptada para todas las conversaciones relacionadas con el trabajo, ya sea correo electrónico, mensajería instantánea o videoconferencia.

De esta manera, incluso si se intercepta un mensaje, debería ser ilegible sin la clave de descifrado.

Implementar una política estricta de BYOD (Bring your own device)

Las políticas de traer su propio dispositivo pueden aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados, pero también introducen nuevos riesgos de seguridad. Si los empleados utilizan dispositivos personales para el trabajo, se deben establecer pautas claras.

La política de BYOD debe cubrir aspectos como el software de seguridad requerido, las reglas para almacenar datos de la empresa y los procedimientos de lo que sucede si el dispositivo se pierde o es robado.

Considere implementar soluciones de gestión de dispositivos móviles para mantener cierto control sobre los datos relacionados con el trabajo en dispositivos personales.

Planes de copia de seguridad y recuperación de datos

Incluso con las mejores medidas preventivas, todavía pueden ocurrir infracciones. Por eso es crucial tener sistemas sólidos de copia de seguridad de datos y un plan de recuperación claro.

Realiza copias de seguridad regulares de todos los datos importantes y almacena las copias de seguridad en una ubicación segura y externa.

Desarrollar y probar un plan integral de recuperación de desastres que describa los pasos a seguir en caso de pérdida o violación de datos.

Esto debe incluir roles, responsabilidades, protocolos de comunicación y procedimientos de recuperación paso a paso.

El futuro del trabajo es flexible

El futuro del trabajo es flexible, y la adaptabilidad es clave.

Es necesario poner en marcha un conjunto de servicios diseñado para satisfacer las necesidades cambiantes de los lugares de trabajo como:

• Soluciones en la nube
• Acceso remoto seguro
• Configuraciones de hardware a medida
• Consultoría especializada en TI

No solo proporcionaría tecnología, sino que ofrecería una asociación estratégica para garantizar que tu negocio siga siendo ágil, seguro y productivo.

Juntos podemos crear configuraciones remotas e híbridas para tu empresa.